文档管理工作流程

以下是需要顺畅的文档管理工作流程的常见用例：

• 项目建议
• 销售宣传
• 发票
• 财务报告
• 软件文档
• 人力资源指南
• 库存管理
• 营销材料
• 培训手册

仅举几个例子。

Folderit 是实现文档管理工作流程的理想选择

任何形式的文档的最大问题都是堆积如山。堆积越多，复杂性就越高。信任一个可靠的 准确的手机号码列表 系统来管理这些文件是业务平稳运行和摇摇欲坠之间的区别。文档管理工作流程就是要创建一个环境，让所有利益相关者都能快速、轻松、准确地访问他们正在寻找的内容。 

Folderit 通过强大的 OCR 搜索功能实现了这一点，该搜索通过元标记（默认和自定义）、名称和内容的组合来定位您想要的内容。因此，如果您有正确的关键字，您将被引导到正确的文件。此外，如果您从事的业务涉及只读文档，例如扫描、PDF、图像等，那么光学字符识别 (OCR) 搜索也会查看该内容。此外，如果您正在处理包含大量相关文档的项目，您可以创建关联文件。这样，您只需找到一个文件，其他文件就会自动跟进。

Folderit 还具有与Microsoft Office 365 （需要单独订阅）的协作模式，允许用户像坐在一起一样在 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 上进行协作。 

为什么我们需要文档管理工作流？

文档的最大问题是，尽管文档必不可少，但并非所有文 BEB 目录 档本身都是必需的，而是需要创建文档。例如，在跟踪工作电子邮件时，人们会忍不住记住电子邮件链，其中同事们互相寒暄，却没有讨论任何值得记录的内容。这就是文档导致工作流程效率低下的原因。 

任何在工作中花费大量宝贵时间在自己的计算机、便携式驱动器、公司驱动器、云存储、聊天应用程序上寻找特定文件或文件夹的人，在找到正确的存储后才发现它在别人那里，等等，都可以证明拥有一个文件存储的中心位置是解决此类问题的理想解决方案。

文档处理过程中的另一个阻碍是需要其他队友或经理批准某件事。提交文档、等待审核、反复修改和最终批准都是可能占用两个人时间的活动，即使这项任务只需要一个人完成。为了绕过这个问题，Folderit 提供了自动批准工作流程。您可以对其进行配置，以便将文档发送给相关用户以供批准。您可以对其进行配置，以便自动提示他们执行下一组操作。您还可以对 Folderit 进行配置，以便批准一次性完成或通过层级结构完成。 

平安无事

当文档存储在任何人都可以访问的在 果阿的生活：搬到印度度假胜地会发生什么 线文件存储系统上时，文档管理还会出现另一个问题。即使内容是安全的，但物理介质并不总是安全的。当无关用户拥有与普通用户相同的访问权限时，这种情况会变得更加严重，有时他们会干扰他们不应该干扰的事情。

Folderit 是一款基于云的解决方案，受 256 位银行级加密保护，系统内外的所有数据均使用 SSL 安全加密。因此，系统内外的所有通信都是坚不可摧的。此外，Folderit 还能够为不同用户创建不同级别的访问权限。这样，您就可以限制哪些用户可以访问哪些文件和文件夹，而不会冒丢失重要信息的风险。

结论

精简文档可以大大提高您的办公效率。能够立即获取必要的信息将使您的运营在采用古老文档实践的竞争对手中脱颖而出。