对于办公室经理来说，花时间询问员工以查找丢失的文件或通过费力的口头沟通过程了解项目进展情况可能会令人沮丧。如果该文件因某种原因被遗失而不是被正确归档，那就更加令人沮丧了。
团队文档管理可以避免这些困难，使协调努力和让每个人都达成共识变得更容易。
团队文档管理
这就是我们的 Folderit 团队文档管理真正大放 AGB目录 异彩的地方。在文档视图中，单击“启动审批工作流”。添加需要审批文档的人员。如果需要按顺序由一组人员审批，您可以按顺序进行设置，以便依次发送给每个人。当一个人批准文档时，它将发送给下一个人。如果时间比按特定顺序审批更重要，则可以同时将其并行发送给多个人。接收者姓名旁边的黄点表示已发送但尚未答复。灰点表示尚未发送。绿点表示已获批准，红点表示文档已被拒绝。
每位受邀者都会收到一封通知电子邮件，告知他们有一份文件需要他们关注。如果选择了连续审批，那么只要收件人批准或不批准该文件（并根据需要提供适当的评论），该文件就会发送给下一个人。当文件完成审批后（通常在几分钟内），发起审批流程的人可以快速查看该操作是否已获批准或不获批准，以及与该决定相关的评论。您可以看到DMS 中的文档审批工作流程如何加快流程并改善团队沟通。
加密勒索软件：一种普遍存在的互联网威胁
根据对来年的各种预测，互联网用户可 2024 年更新的手机号码数据 以预期加密恶作剧（包括加密勒索软件）将会增加。尽管从事数字破坏活动的黑客创意无穷，但Folderit 可以提供帮助。
勒索软件是一种可以下载到您的计算机上的恶意代码。它会假装来自朋友或商业伙伴，但实际上是一种病毒，它会锁定您的数据，然后要求您付款才能归还。这对任何企业来说都是毁灭性的，尤其是对营业利润微薄的小型企业。
保护您的商业数据的任何方法是万无一失的，但有一些好的方法可以保护您的文件免遭勒索，包括但不限于：
- 在您的计算机上维护一个高质量的防病毒程序
- 维护防火墙。
- 关注您所使用的程序的更新。
- 检查下载来源
- 使用云备份或可以从计算机中移除的设备备份您的信息。
- 注意同事通常使用的电子邮件地址——对任何不熟悉的地址保持警惕
- 查看所有程序
- 下载新软件时请仔细阅读订阅屏幕，确保您没有下载额外材料。例如，某些防病毒软件通常与某些实用软件包一起提供。
- 切勿同时在计算机上启用多个防病毒程序。它们往往会将彼此误认为病毒。
Folderit 为您提供支持 – 您的后援
Folderit 团队文档管理可提供云备份。您上传给我们的文件会进行加密，并通过 3X 备份进一步保护。此外，您可以随时下载信息的副本，并将副本存储在未连接到任何计算机或支持互联网的设备上。
多重预防手段
听起来可能有点疯狂，但通过在付款或程序实施前设置必要的审批系统可以帮助防止对您的系统的偷袭。一个人可能会很累或心不在焉，点击“是”，而“否”才是合适的答案。审批工作流程可以阻止某些情况的发生。
通过只与需要访问文件的人共享文件，您可以为专有文件创建额外的隐私保护层。有时，仅仅不让其他人知道某个文件或信息类型就会产生一层隐蔽性——就像是一种被盗信件的藏身之处。
整合所有
团队的文档管理涉及很多方面。它不仅涉及沟 技术比其他技术的持续时间 通和保持文档流动，还涉及保护您的想法和信息。通过建立审批层级，并使用硬件和软件手段保护您的数据，您可以改进业务流程。
Folderit 为团队合作提供了理想的环境。它包括可访问的云存储、流程跟踪和选择性文件夹共享，让那些需要了解情况的人随时掌握最新信息，而无需与他人共享。它的云存储经过加密并备份三次，以提供额外的保护层——以防万一。它可以轻松满足行业标准模型，即始终在异地保留最新备份副本。
我们很高兴能够为您的企业提供这些出色的工具。它们只是我们在 Folderit 开发的灵活业务系统的一小部分。
